قسم الشؤون الادارية

قسم الشؤون الادارية هو العصب الحيوي لرئاسة جامعة كربلاء واحد الاقسام الحيوية والتي ظهرت للوجود مع بداية تأسيس صرح الجامعة عام 2002 وبرز أهمية هذا القسم من كم الاعمال التي ينجزها . اذ يقوم القسم بإنجاز المعاملات الواردة إليه سواء من الوزارات أو كليات الجامعة أو أقسام رئاسة الجامعة أو دوائر الدولة الأخرى . ويعد قسم الشؤون الادارية من الاقسام ذات الاهمية الكبيرة في عمل الجامعة كونه يشكل الركيزة الاساسية في مجمل نشاطات الجامعة لارتباط العمادات والاقسام الجامعة كافة بعمله من خلال تنفيذ الاوامر الجامعية التي تصدر منه بمختلف المجالات و يعمل القسم جاهدا للوصول إلى الحالة المثلى المتمثلة بإنجاز المهام المناطة به على اكمل وجه.

يرأس القسم حاليا الاستاذ حيدر خضير جوان

مهام القسم:
أولا: يقوم القسم بإصدار الأوامر الجامعية الخاصة بالحالات التالية:

1- منح منتسبي الجامعة الإجازات الاعتيادية و إجازة الوضع والولادة وإجازة الأمومة والإجازات المرضية لمستحقيها وعلى وفق أحكام القوانين والتعليمات النافذة.
2- تعيين الموظفين الدائمين والمؤقتينفي حالة توفر الدرجات الوظيفية والتخصصات المالية والشروط القانونية.
3- منح الترفيعات والعلاوات السنوية وتغيير العناوين الوظيفية لمنتسبي الجامعة.
4 – أحالة الموظفين البالغين السن القانوني على التقاعد.
5- منح كتب الشكر والتقدير لمنتسبي الجامعة ولكل من يقدم خدمات متميزة للجامعة.
6- نقل وتنسيب الموظفين بين الكليات والأقسام بما يؤمن انسيابية العمل وتطوير ورفع كفاءة الأداء.
7- تكليف العمداء ومعاوني العمداء ورؤساء الأقسام العلمية ومدراء الأقسام التابعة لرئاسة الجامعة .
8- تشكيل اللجان الدائمة والمؤقتة التي لها صلة بتنفيذ مهام الجامعة.
9- نقل وتتسيب خدمات التدريسيين والموظفين من ملاك الجامعة إلى الجامعاتالوزارات الأخرى وبالعكس وعلى وفق أحكام القوانين والتعليمات النافذة.
10- أيفاد التدريسيين والموظفين داخل القطر.
11- تثبيت الموظفين الذين هم تحت التجربة وفق قانون الخدمة المدنية.

ثانياً: القيام بالأعمال التي يقوم السيد رئيس الجامعة ومساعديه بتكليف القسم بها.
ثالثاً: الإجابة على الاستفسارات الواردة من الكليات والأقسام المتعلقة بأعمال دوائرهم.
رابعاً: تزويد المنتسبين بتأييد الاستمرار بالخدمة ومقدار الراتب لدوائر الدولة المختلفة.
خامساً: متابعة مباشرة وانفكاك المنتسبين بعد تمتعهم بالإجازات المختلفة والتنسيب والنقل والاحالة على التقاعد.
سادساُ: الإجابة على كتب الوزارة التي تخص القسم.
سابعاً:متابعة القضايا الإدارية المختلفة.
ثامناً: إعداد الملاك الوظيفي للتدريسيين والموظفين الفنيين والإداريين ومصادقة وزارة المالية عليه .
تاسعا : متابعة عملية الحضور والانصراف لجميع منتسبي رئاسة الجامعة من خلال كشوفات البصمة الالكترونية.
عاشراً : متابعة عملية الحفظ الالكتروني للكتب الواردة للجامعةو استلام وتسليم البريد الصادر والوارد للكليات وأقسام الرئاسة والوزارة ودوائر الدولة كافة .
احدى عشر : الإشراف على خدمات النقل الداخلي للجامعةتامين نقل الموظفين من والى الجامعة وتنسيق حركة سيارات الجامعة ومتابعة صيانته وأدامتها .
اثنى عشر : مخاطبة دوائر الدولة كافة والوزارة بكل ما يتطلبه المنتسبين والكليات والأقسام والشعب والمراكز في الجامعة .

يتكون قسم الشؤون الادارية من الشعبالتي تتولى المهام التالية :‑
1- شعبة الموارد البشرية .
إن عمل شعبة الموارد البشرية يعتمد بصورة أساسية على تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات الخاصة بالأمور الإدارية وذلك من منطق علاقة الموظف بالدولة علاقة تنظيمية تحددها القوانين والأنظمة النافذة. ويتركز عمل شعبة الموارد البشرية على اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بتعيين الموظفين الدائمين والمؤقتين والنقل والتنسيب الموظفين داخل وخارج الجامعة ومنح منتسبي الجامعة الإجازات الاعتيادية وإجازة الوضع والولادة وإجازة الأمومة والإجازات المرضية وأحاله الموظفين البالغين السن القانوني على التقاعد ومنح كتب الشكر والتقدير لمنتسبي الجامعة ولكل من يقدم خدمات متميزة للجامعةو أيفاد التدريسيين والموظفين داخل القطر وتكليف العمداء ومعاوني العمداء ورؤساء الأقسام العلمية ومدراء الأقسام التابعة لرئاسة الجامعة و متابعة مباشرة وانفكاك المنتسبين بعد تمتعهم بالإجازات المختلفة والتنسيب والنقل والاحالة على التقاعد وتزويد المنتسبين بتأييد الاستمرار بالخدمة ومقدار الراتب لدوائر الدولة المختلفة وحفظ الاضابير الشخصية الخاصة بمنتسبي رئاسة الجامعة .

2- شعبة التدريسيين .
هذه الشعبة تقوم بأنجاز معاملات موظفي الخدمة الجامعية من التدريسيين فقط حيث يتم فيها اصدار اوامر التقاعد والتعيين واعادة التعيين ونقل الخدمات والتنسيب واختبار صلاحية المرشح للتدريس والاجازات والتنسيب واوامر الاعفاء والتكليف.

3- شعبة الملاك .
يتعلق عمل شعبة الملاك بكل ما يخص الدرجة والعنوان الوظيفي من تعديل أو استحداث أو حذف أو نقل ومناقشة وزارة المالية في مصادقة ملاك الجامعة وكذلك إجراء التعديلات التي يتطلبهاملاك الجامعة و مفاتحة وزارة المالية لإجراء الحذف والاستحداث للترفيعات في الجامعةوإجراء المخاطبات مع عمادات وأقسام الجامعة لمعرفة الاحتياج من الدرجات الوظيفية .

4- شعبة الارشيف الالكتروني .
تقوم شعبة الارشيف الالكتروني بتحويل الاضابير الشخصية لمنتسبي رئاسة الجامعة و الوثائق والكتب الرسمية الواردة من الوزارات والجامعات ودوائر الدولة المختلفة. الى ملف إلكتروني يمكن تصفحة على الحاسوب وتعتبر شعبة الأرشيف الالكتروني من الشعب المهمة في قسم الشؤون الادارية اذ بذل العاملون فيه جهوداً استثنائية في سبيل الحفاظ على الكتب الرسمية الواردة من الوزارات والجامعات المختلفة للجامعة وكذلك الاضابير الشخصية الخاصة بمنتسبي رئاسة الجامعة من خلال ارشفتها الكترونياً و الرجوع اليها في حالة الحاجة اليها .

5- شعبة الارشيف .
تقوم شعبة الارشيف بحفظ الاوامر الجامعية واوليات الاوامر الجامعية والمخاطبات الرسمية الواردة والصادرة من والى مختلف الوزارات والكليات والجهات المختلفةبطريقة حديثة يسهل من خلالها الحصول عليها بسهوله تامة عند الحاجة الها .

6- شعبة الصادرة و الواردة .
يتلخص مهام شعبة الصادرة و الواردة في استلامالبريد الخاص بالجامعة من الوزارات والجامعات والكليات والاقسام ودوائر الدولة المختلفة التوزيعة على الكليات والاقسام والشعب وارشاد المراجعين وتوجيهم على الشعب المختصة وحسب معاملاتهم وتصدير البريد المنجز مع متابعة سير توزيع الكتب وسرعة انجازها واستنساخ الكتب والتعاميم الخاصة برئاسة الجامعة وتوزيعها على اقسام وكليات ومراكز الجامعة كافة من خلال معتمدين محددين للحفاظ على الكتب الرسمية من الضياع او التلف .

7- شعبة الاليات .
تعد شعبة الآليات من الشعب الفنية المهمة في الجامعة حيث يقوم بعده نشاطات ضمن مجال السيارات اذ تقومبالأشراف والمتابعة عمل الآليات (السيارات) الصغيرة والكبيرة بصورة مستمرة وتأمين نقل الموظفين والتدريسيين والطلبة من والى كليات الجامعةوتوفير باصات تقوم بنقل الطلبة من الاقسام الداخلية الموجودة داخل الجامعة الى مختلف كليات الجامعة .

8- شعبة الخدمات .
شعبة الخدمات واحدة من الشعب المهمة لأي مفصل من مفاصل أي مؤسسة حكومية و لما تمثله من إعطاء استمرارية لأعمال الإدارية وتتلخص نشاطات الشعبة على سبيل المثال لا الحصر بما يلي.
– الاشراف على تنظيف شوارع رئاسة الجامعة الرئيسية.
– الاشراف على تنظيف مباني رئاسة الجامعة ومكاتبها.
– رفع نفايات الجامعة من خلال السيارات الكابسة.