تحرير الكتب الرسمية إلكترونياً

الكتاب الرسمي هو رسالة تخاطب رسمية بين جهتين أو أكثر يحمل فيه اسم وتوقيع مدير أعلى منصب مثل الوزير أو المدير العام أو معاون المدير وهكذا . والكتاب دون عليه تسلسل وتاريخ اصداره . يستخدم للتخاطب من الأدنى إلى الأعلى و من الأعلى إلى الأدنى للتواصل والاستفسار و الاضافة و الايضاح و الاجابة, فضلاً عن شؤون أخرى مختلفة.
صيغة الكتاب الرسمي :
أولاً : كتابة النص يجب أن تكون باللغة العربية الفصحى.
ثانياً : يجب أن تكون الكلمات في الخطاب الرسمي موضوعية, تتجنب العبارات التي لا موجب لها كالمدح أو الميل للأسلوب الأدبي.
ثالثاً : يجب أن يكون الخطاب موجزاً مختصراً.
رابعاً : لابد من ترتيب الأفكار, وتجنب الغموض, وأن تكون لغة الكتاب الرسمي دالة على المراد بكل وضوح وأن لا تقبل التأويل. ومن حسنات استخدام النظام الإلكتروني الذي كان هو الخيار الأفضل بعد اجتياح وباء كورونا أن ايصال الكتب الرسمية صار يتم بسرعة فائقة, لا تتجاوز بضع دقائق, يشمل ذلك كل مفاصل الدائرة أو المؤسسة, وهو الأمر الذي نجده في سرعة وصول الإجابة على الكتب الوزارية بوقت قياسي, وكما هو معلوم فإن الكتب الوزارية ضمن حدود اجابتها السريعة لا تتعدى 48 ساعة أو 72 ساعة .
ومن مميزات اعتماد النظام الالكتروني أن الكتاب الرسمي لم يعد يستلزم ارساله وقتاً محدداً, ففي الامكان ارساله نهاراً أو ليلاً, وهذا الأمر وهو فرض واقع يتماشى مع طبيعة الظروف التي فرضها انتشار وباء كورونا. ومن الجدير بالذكر أن هناك قنوات مخصصة لإيصال كتب رسمية تتضمن تعليمات وأوامر تهم الدائرة أو المؤسسة نفسها, أما الكتب الرسمية العامة فإن الوزارات ومنها وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تقوم بنشرها على الموقع الإلكتروني الرسمي الخاص بها.
ومن الآثار الإيجابية الأخرى تجاوز الكثير من الروتين أو هدر الوقت الذي كان يمكن أن يحصل أيام اعتماد الكتب الرسمية الورقية التي يقوم الموظف المعتمد المسؤول عن استلام وتوزيع البريد الرسمي. ومع ذلك كله, وهكذا لم يعد استخدام خدمة الإنترنت ووسائل التواصل لنشر الرسائل بعيدة عن النفع العام مثل التهاني والتعازي, أو نشر بعض مقاطع الفيديو المتعلقة بالجانب الاجتماعي أو السياسي وما شاكل ذلك . وذلك ما يحصل في بعض (الكروبات) التي تتزاحم فيها مثل هذه المنشورات مع الكتب الرسمية, في حين أنه من الأنسب أن تكون مجردة مما عدا النشاط العلمي, واعتماد عناوين أخرى لنشر المجاملات الاجتماعية.
إن فن الخطاب الرسمي يتجلى في سرعة وصول الكتاب أو التبليغ وهنا أصبح لدينا ثلاثة أمور أساسية للكتب الرسمية الإلكترونية: أولاً : التبليغ عن طريق الكتاب الرسمي الصادر من الوزارة بشكل مباشر وذلك عن طريق دوائرها المختلفة الى الجامعة ومن ثم تقوم الجامعة بتعميمه على ذوي الاختصاص لأغراض التنفيذ او الاطلاع, لذا فمن الأمور البارزة في هذا الفن الجديد هو اتاحة الاستعلام عن بعض الأمور التي قد تكون مبهمة. وثانياً: ايصال المعلومة عن طريق التبليغات, ونقصد بذلك أن هناك بعض الاجراءات التي لا بد من العمل بها, ولكن لا تصل عن طريق كتاب رسمي, إذ ربما تكون هذه التبليغات قد جاءت عن طريق مكالمة هاتفية من قبل السيد رئيس الجامعة المحترم شخصياً, وبذلك يتم تعميمها على المجموعات و كل حسب اختصاصه. ثالثاً: وصول تبليغ الاستفسار عن كتاب معين بسرعة كبيرة موضح فيه كل الاجراءات التي يجب اتباعها, وهذا الاستفسار ارسل بالتأكيد من قبل شخص معين, وبإعلانه على المجموعة نلاحظه أن الفائدة سوف تشمل الجميع .
الموارد المتاحة :
إن نجاح أي عمل يصبح أمراً متحققاً وناجزاً بشرط توفر المقومات المادية والبشرية اللازمة. ومن اللازم أن تكون الكوادر الوظيفية المعتمدة على درجة عالية من الأهلية والمتابعة, ولديهم الخبرة الكافية للإجابة على أي كتاب رسمي, وبوقت قياسي . وفيما يتصل بجامعة كربلاء تحديداً, كان لتوفر المقومات البشرية والمادية بشكل مناسب وكفوء في كل كلياتها وفروعها وشعبها أثر واضح في تيسير وإنجاح عملها في سائر النواحي, وحتى الجوانب السلبية التي ترافق على الدوام اعتماد النظام الإلكتروني في التخاطب, مثل إمكانية حدوث اختراق للنظام, تم الاهتمام بها, فوضع لحماية النظام الالكتروني فريق عمل من الكفاءات, يتمتع بدرجة كبيرة من الخبرة والشعور بالمسؤولية. بما يؤمن اكتشاف أي اختراق, ومعالجته فوراً. ومن دون شك فإن تجربة النظام الإلكتروني برمتها قد وفرت للجميع طيلة أشهر العام الدراسي رصيداً طيباً من الخبرة والثقة بالنفس, وذلك كله يبشر بأن يكون القادم أفضل إن شاء الله.
الأستاذ الدكتور ميثم مرتضى نصر الله
كلية التربية للعلوم الإنسانية