مكتب شؤون المواطنين

اولا:- نبذة عن مكتب شؤون المواطنين

إن مكتب شؤون المواطنين يجسّد مبدأ التعاون والتكامل بين المواطنين ورئاسة الجامعة بمختلف تشكيلاتها من كليات وأقسام علمية وإدارية ومراكز تابعة، إيماناً منه بأهمية التنسيق المشترك مع جميع الجهات الإدارية والقانونية، وسعياً لتيسير إنجاز المعاملات وتذليل الصعوبات التي قد تعترض المراجعين. ويهدف المكتب إلى ضمان سرعة إنجاز المتطلبات بأعلى درجات الدقة والجودة، ليكون حلقة وصل فاعلة تعزز جسور الثقة والتواصل بين المواطن والمؤسسة التعليمية.

ثانيا:- أهداف مكتب شؤون المواطنين

يسعى مكتب شؤون المواطنين إلى ترسيخ ثقافة الخدمة الجامعية الراقية القائمة على التعاون والاحترام المتبادل بين المواطن والمؤسسة التعليمية، من خلال مجموعة من الأهداف التي تعكس روح المسؤولية والانفتاح على المجتمع:

1. تقديم أفضل الخدمات للمواطنين كافة دون استثناء، وتوفير كل سبل الدعم والتسهيلات اللازمة لضمان إنجاز معاملاتهم بسهولة ويسر، مستثمرًا في ذلك جميع الآليات الإدارية والقانونية المتاحة لتعزيز الثقة والتواصل البنّاء بين المواطن والجامعة.
2. إدامة التواصل المباشر والمستمر مع الجهات ذات العلاقة، لضمان سرعة الاستجابة للطلبات وتنسيق الجهود بما يسهم في رفع كفاءة الأداء وتحقيق رضا المواطنين عن الخدمات الجامعية.

ثالثا:- مهام مكتب شؤون المواطنين

يُعد مكتب شؤون المواطنين أحد النوافذ الحيوية في الجامعة، إذ يجسّد روح التواصل والانفتاح بين المؤسسة والمجتمع الأكاديمي والجمهور العام. يهدف المكتب إلى تعزيز الثقة، وتسهيل الخدمات، والاستماع المباشر إلى المواطنين، من خلال مجموعة من المهام التي تسهم في الارتقاء بالأداء الإداري والخدمي داخل الجامعة:

1. استقبال المواطنين (تدريسيين، موظفين، طلبة، مواطنين) والإصغاء إلى طلباتهم أو شكاواهم، مع توجيههم إلى الجهات المعنية ومتابعة إنجاز طلباتهم بما يضمن تلبية احتياجاتهم بأفضل صورة.
2. استلام الطلبات الموجهة إلى السيد رئيس الجامعة، سواء ورقيًا عبر استمارة موحدة أو إلكترونيًا من خلال موقع شؤون المواطنين، وعرضها عليه لبيان الرأي والإجراء المناسب بشأنها.
3. تنظيم والإشراف المباشر على المقابلات الخاصة بالسيد رئيس الجامعة، لضمان انسيابية العمل وتحقيق التواصل الفعّال مع المواطنين.
4. تنفيذ زيارات ميدانية منتظمة إلى الكليات، لمتابعة عمل وحدات شؤون المواطنين وتقييم مستوى الخدمات المقدمة.
5. إدارة النظام الإلكتروني لطلبات المواطنين ضمن برنامج حكومة المواطن الإلكترونية، عبر إدخال البيانات، وغلق الطلبات المنجزة، واستلام الأكواد الخاصة بها، وإرسال تقارير شهرية إلى وزارة التعليم العالي.
6. استقبال الطلبات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني الخاص بالمكتب، وإحالتها إلى الجهات المختصة بالسرعة والدقة المطلوبة.
7. التواصل المستمر مع المواطنين لإبلاغهم بالإجراءات المتخذة بصدد طلباتهم وتعزيز مبدأ الشفافية في العمل الإداري.
8. مخاطبة الأقسام العلمية والإدارية والمراكز المختلفة بشأن الطلبات أو المقترحات المقدمة من المواطنين، وبيان الرأي حولها.
9. استقبال ودراسة مقترحات المواطنين المتعلقة بتطوير العمل الجامعي وتحسين الأداء المؤسسي.
10. إعداد التقارير الشهرية والنصف سنوية والسنوية عن أنشطة المكتب ووحدة الشكاوى، ورفعها إلى الوزارة إلكترونيًا.
11. متابعة الطلبات الواردة من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والإجابة عنها بالإجراءات المتخذة من قبل الجامعة.
12. تنسيق واستلام مواقف المقابلات الشهرية للسادة المساعدين (العلمي والإداري) وإرسالها إلكترونيًا إلى الوزارة.
13. استلام مواقف المقابلات الشهرية للسادة العمداء مع الطلبة والمنتسبين داخل الكليات ورفعها عبر النظام الإلكتروني.
14. متابعة مواقف مناقشات الرسائل والأطاريح (للدكتوراه والماجستير) بالتعاون مع قسم شؤون الدراسات العليا في رئاسة الجامعة.